契約PDFを受け取って印刷・署名・スキャンしたものの、手元にバラバラのファイルがいくつもある——相手からの元の契約書が1ページ分、スキャンしたJPGが2枚、さらに一緒に添付すべき付属書類もある。こんなとき、これらをまとめて1つの完全なPDFにして相手に送るにはどうすればいいのか？契約書のやり取りをしていると、多くの人がこの問題につきあたります。
この記事では、よくあるシナリオ別に、もっとも手間のかからない方法をステップごとに説明します。
まず手元のファイルを整理する
合併する前に、今手元にある素材がどんな形式かを確認しましょう。
- 相手から届いた元の契約書：通常はPDF1部
- 自分が直筆で署名したページ：スキャン後のJPG / PNG、またはスマートフォンで撮影した写真
- 添付書類・付録文書：別のPDF、またはWordファイル
組み合わせによって対応方法が変わるので、まず整理しておくと遠回りせずに済みます。
ケース1：署名ページがスキャン画像（JPG / PNG）の場合
もっとも多いケースです。契約書を印刷して署名し、スキャナーやスマートフォンのアプリで画像にスキャンした状態です。この場合にやることはシンプルです。
- 画像をPDFに変換する
- 変換したPDFと元の契約書を1つに合併する
最初のステップは JPG→PDF変換 ツールを使います。署名ページの画像をアップロードし、複数枚まとめて選択・順番のカスタマイズもできます。変換するとすっきりしたPDFが得られます。
変換が終わると、手元には「元の契約書PDF」と「署名ページPDF」の2部があるはずです。次は合併の手順に進みます。
ケース2：添付書類がWordファイルの場合
相手からWordで記入した付属書類を求められている場合は、まずPDFに変換してから契約書と一緒にまとめます。Word→PDF変換 ツールで .docx ファイルをアップロードすれば、数秒でレイアウトが崩れないPDF版が入手できます。相手の環境で表示が乱れる心配もありません。
すべてのPDFを1つにまとめる
素材をすべてPDFに整理したら、次は合併です。PDF合併 ツールで、まとめたいPDFをすべてアップロードし、ドラッグ＆ドロップで順番を調整します。
- 1番目：元の契約書（相手から受け取ったもの）
- 2番目：自分の署名ページ
- 3番目：添付書類・付録（ある場合）
順番を確認したら合併ボタンを押してダウンロードすれば、完全な1部の契約書類が完成します。これが相手に送り返す最終版です。
合併順序で気をつけること
契約書のページ順はとても重要です。特に複数の付属書類がある場合はなおさらです。アップロード前に各PDFのファイル名をわかりやすく変えておくことをおすすめします。例えば 01_契約本文.pdf、02_署名ページ.pdf、03_付属書類A.pdf のようにしておくと、ツール上でドラッグして並べる際に混乱しにくくなります。
スキャンした署名ページの向きがおかしい場合（横向きになっていたり、上下逆になっていたりする場合）は、合併前に PDF回転 で向きを修正しておきましょう。相手が自分で直さなくて済むよう配慮しておくと親切です。
送信前の最終確認
合併が完了して送信する前に、2分ほど使って以下の点を確認しておきましょう。
ページ数が正しいか確認 PDFリーダーでざっと見返し、ページ数が想定通りか確認します。ページの抜けや重複がないかチェックしてください。
署名ページの鮮明さを確認 スキャン品質が低いと、署名が判読できないほど不鮮明になることがあります。問題があればスキャンし直し、解像度は200DPI以上を推奨します。
ファイルサイズを確認 契約書は通常それほど大きなサイズは必要ありませんが、スキャン解像度が高かったり画像が何枚もあったりすると、PDF全体が数十MBを超えてしまい、相手のメールボックスで受け取れないことがあります。そんな場合は PDF圧縮 でファイルを縮小してください。閲覧品質にほぼ影響を与えずに、15MBから3MB以内へ削減できることもあり、多くの企業メールの添付ファイル制限もクリアできます。
メールの件名と説明文 契約書メールの件名は「契約書署名済み返送－［契約名または案件番号］」のように明確に記載し、添付ファイルには合併済みのPDFを付けましょう。契約の署名日やバージョン番号があれば、ファイル名に含めておくと双方の保管に便利です。
よくある質問
Q：相手の契約書がスキャンPDF（テキストレイヤーなし）です。特別な処理は必要ですか？ 必要ありません。この契約書は合併するだけで、中のテキストを編集する必要はないので、そのまま合併に使えば大丈夫です。
Q：署名ページをスマートフォンで撮影したのですが、HEIC形式です。そのまま使えますか？ HEIC形式はWindowsでのサポートが十分ではありません。スマートフォンの設定をJPG撮影に変更するか、HEICをJPGに変換してからアップロードすることをおすすめします。JPG→PDF変換 ツールはJPG / PNG形式に対応しています。
Q：契約書が長く、最後のページだけ自分の署名ページに差し替えたい場合はどうすればいいですか？ PDF分割 で元の契約書の前半ページを切り出し、自分の署名ページPDFと前半部分を合わせれば、正しい順序になります。
全体の流れは実はシンプルです。画像→PDF、Word→PDF、すべてのPDF→1つに合併、以上です。
今手元にバラバラの契約ファイルがあるなら、さっそく PDF合併 ツールで統合してみてください。数秒できれいで完全な契約書が完成し、そのまま相手に送ることができます。