계약서 PDF를 받아서 인쇄해 서명하고 스캔했더니 파일이 여러 개로 나뉘어 있는 경우가 많습니다. 상대방이 보낸 원본 계약서, 스캔 후 생긴 JPG 파일 두 장, 거기에 함께 첨부해야 할 별첨 문서까지. 이것들을 하나의 완전한 PDF로 정리해서 보내려면 어떻게 해야 할까요? 계약서를 주고받을 때 많은 분들이 겪는 고민입니다.
이 글에서는 자주 접하는 상황별로 나눠 가장 간단한 방법을 단계별로 설명합니다.
현재 가진 파일 파악하기
병합하기 전에 먼저 어떤 형식의 파일이 있는지 정리해 보세요.
- 상대방이 보내온 원본 계약서: 보통 PDF 파일 한 개
- 직접 서명한 페이지: 스캔한 JPG / PNG 이미지이거나 휴대폰으로 찍은 사진
- 첨부 파일, 별첨 문서: 별도의 PDF이거나 Word 파일
조합이 다르면 처리 방법도 달라지므로, 먼저 파악해 두는 것이 중요합니다.
상황 1: 서명 페이지가 스캔 이미지(JPG / PNG)인 경우
가장 흔한 경우입니다. 계약서를 인쇄해 서명한 뒤 스캐너나 휴대폰 앱으로 이미지 파일로 저장한 상황이죠. 이때 해야 할 일은 간단합니다.
- 이미지를 PDF로 변환한다
- 변환한 PDF와 원본 계약서를 하나로 병합한다
첫 번째 단계는 JPG to PDF 도구를 사용하세요. 서명 페이지 이미지를 업로드하면 여러 장을 한 번에 선택하고 순서도 조정할 수 있으며, 깔끔한 PDF 파일로 변환됩니다.
변환이 끝나면 원본 계약서와 서명 페이지 PDF, 두 개의 PDF가 준비됩니다. 이제 병합 단계로 넘어가면 됩니다.
상황 2: 첨부 파일이 Word 문서인 경우
상대방이 Word로 작성한 별첨 문서를 요청한 경우, 먼저 PDF로 변환해야 계약서와 함께 합칠 수 있습니다. Word to PDF 도구에 .docx 파일을 업로드하면 몇 초 만에 서식이 온전히 유지된 PDF를 받을 수 있습니다. 상대방 시스템에서 레이아웃이 깨지는 걱정도 없습니다.
모든 PDF를 하나로 합치기
파일을 모두 PDF로 준비했다면, 이제 병합할 차례입니다. PDF 합치기 도구에 합칠 PDF를 모두 업로드하고, 드래그해서 순서를 조정하세요.
- 1번: 원본 계약서 (상대방이 보낸 것)
- 2번: 서명 페이지
- 3번: 첨부 파일 또는 별첨 (있는 경우)
순서를 확인한 뒤 병합 버튼을 누르면, 완성된 계약 문서 하나를 다운로드할 수 있습니다. 이 파일이 상대방에게 보낼 최종본입니다.
병합 순서에서 주의할 점
계약서는 페이지 순서가 중요합니다. 특히 별첨이 여러 개인 경우에는 더욱 그렇습니다. 업로드하기 전에 각 PDF 파일명을 명확하게 바꿔두는 것을 추천합니다. 예를 들어 01_계약본문.pdf, 02_서명페이지.pdf, 03_별첨A.pdf처럼 정리해 두면 도구에서 순서를 조정할 때 혼동이 줄어듭니다.
스캔한 서명 페이지의 방향이 잘못된 경우(가로가 세로로 바뀌거나 위아래가 뒤집힌 경우)에는 병합 전에 PDF 회전 기능으로 방향을 바로잡아 두세요. 상대방이 직접 돌려봐야 하는 불편함을 줄일 수 있습니다.
보내기 전 최종 확인
병합이 완료되고 발송 전에 2분 정도 시간을 들여 다음 사항을 확인해 보세요.
페이지 수가 맞는지 확인 PDF 뷰어로 빠르게 훑어보며 예상한 페이지 수와 일치하는지, 빠진 페이지나 중복 페이지가 없는지 확인합니다.
서명 페이지의 선명도 확인 스캔 품질이 너무 낮으면 서명이 흐릿해서 알아보기 어려울 수 있습니다. 문제가 있다면 다시 스캔하세요. 해상도는 200 DPI 이상으로 설정하는 것을 권장합니다.
파일 크기 확인 계약서 파일이 지나치게 클 필요는 없지만, 스캔 해상도가 높고 이미지가 여러 장이면 PDF 전체 크기가 수십 MB를 넘을 수 있습니다. 그렇게 되면 상대방 메일함에서 첨부 파일을 받지 못할 수도 있습니다. 이럴 때는 PDF 압축 기능을 사용하세요. 읽기 품질에는 거의 영향을 주지 않으면서 15 MB를 3 MB 이내로 줄일 수 있어, 대부분의 기업 메일 첨부 용량 제한을 무리 없이 통과할 수 있습니다.
메일 제목과 본문 작성 계약 메일의 제목은 「계약서 서명 회신 - [계약명 또는 건번호]」처럼 명확하게 작성하는 것이 좋습니다. 첨부 파일은 병합한 PDF 하나면 됩니다. 계약 서명일이나 버전 번호가 있다면 파일명에 포함시켜 두면 양측이 나중에 문서를 찾기 편합니다.
자주 묻는 질문
Q: 상대방이 보낸 계약서가 스캔된 PDF(텍스트 레이어 없음)인데 특별히 처리해야 할 게 있나요? 없습니다. 이 계약서는 내용을 편집할 필요 없이 병합만 하면 되므로, 그대로 병합 도구에 올리면 됩니다.
Q: 서명 페이지를 휴대폰으로 찍었더니 HEIC 형식인데 바로 사용할 수 있나요? HEIC 형식은 Windows에서 호환성이 좋지 않습니다. 휴대폰 설정에서 촬영 형식을 JPG로 바꾸거나, HEIC 파일을 JPG로 변환한 뒤 업로드하는 것을 권장합니다. JPG to PDF 도구는 JPG / PNG 형식을 지원합니다.
Q: 계약서가 길고 마지막 페이지만 제 서명 페이지로 교체해야 한다면 어떻게 하나요? PDF 분할 기능으로 원본 계약서에서 앞부분 페이지를 분리한 다음, 서명 페이지 PDF와 앞부분을 합치면 올바른 순서로 완성됩니다.
전체 과정은 생각보다 간단합니다. 이미지 → PDF 변환, Word → PDF 변환, 모든 PDF → 하나로 병합, 이게 전부입니다.
지금 손에 여러 개의 계약 파일이 있다면 바로 PDF 합치기 도구로 이동해 통합해 보세요. 몇 초 만에 깔끔하고 완전한 계약서 하나를 받아볼 수 있습니다. 바로 상대방에게 보낼 수 있는 파일입니다.